Industrial Intake Workflow
מסמכים, קבצים, פניות ומשימות המשך הגיעו לעורבי בכמה ערוצים במקביל ולא באותו פורמט. לכל פריט שנכנס היה צריך מישהו שיקרא אותו, מישהו שיהיה אחראי עליו וצעד הבא ברור — ושלושת אלה לא ישבו באותו מקום.
תהליך intake תעשייתי שמסדר מסמכים, קבצים, בקשות ופעולות המשך לתוך workflow ברור שאפשר לעקוב אחריו.
מדד גלוי: מעבר מקלט מפוזר למסלול intake עם סטטוס ובקרה.לדבר על פרויקט דומהקייס
מידע שנכנס מכמה ערוצים קיבל מסלול מסודר: קבלה, בדיקה, שיוך, פעולה ותיעוד — בלי להפיל עומס על אדם אחד.
החומר הגיע כקבצים מצורפים, כסריקות וכהודעות, בסדר שבו נשלח. מסמך, הבקשה שמאחוריו והתשובה שסגרה אותה ישבו במקומות נפרדים. כדי לדעת מה כתוב במסמך היה צריך לפתוח אותו, כדי להעביר אותו לאחראי היה צריך לזכור, וכדי לוודא שטופל היה צריך לשאול. הסטטוס של פריט לא היה נתון שאפשר לבדוק, אלא משהו שמשחזרים בשיחה.
מסלול קליטה מוגדר: קבלה · בדיקה · שיוך · פעולה · תיעוד. פריטים נאספים מהערוצים שלהם לתור אחד. OCR מחלץ טקסט מסריקות ומקבצי PDF, כך שמסמך נכנס הופך לתוכן שאפשר לחפש בו ולא לקובץ אטום. לכל פריט יש אחראי, סטטוס ופעולת המשך, והשרשרת — מי קיבל, מי בדק, מה הוחלט — נשארת צמודה לפריט עצמו.
מה שנטען כאן הוא המערכת: מסלול קליטה מוגדר, חילוץ טקסט ב־OCR, אחראי וסטטוס לכל פריט ותיעוד ששורד את ההעברה בין אנשים. מה שלא נטען הוא תוצאה עסקית. איננו מפרסמים חיסכון בזמן, נפח טיפול או אחוזי התייעלות עבור עורבי, כי לא בוצעה מדידה משותפת ומאומתת. את הארכיטקטורה ואת אופן הפעולה אפשר לתעד, תוצאה מסחרית לא.
יכולות
מסמכים, קבצים ופניות שמגיעים בערוצים נפרדים נאספים לתור אחד, עם נקודת כניסה אחת ואחידה לכל פריט שנכנס.
OCR הופך סריקות וקבצי PDF לטקסט שאפשר לחפש בו, כך שמסמך נכנס נקרא, מנותב ונמצא שוב בלי לפתוח את הקובץ.
לכל פריט יש אחראי, מצב ופעולת המשך פתוחה, כך שאפשר לראות איפה הבקשה עומדת מתוך הפריט עצמו ולא לשחזר את זה בשיחה.
קבלה, בדיקה, שיוך, פעולה ותיעוד נשארים צמודים לפריט, כך שמי שמקבל אותו אחרי כן רואה מה כבר נעשה בלי לשאול.